Opbevaring af regnskabsmateriale og bogføring af aktiver

Gem dine regnskabsmaterialer og slip for bøvl med det offentlige 

I Danmark er du som virksomhed underlagt bogføringsloven. Det betyder, at du skal opbevare regnskabsmateriale i fem år fra regnskabsårets udgang – vel og mærke det regnskabsår, som materialet vedrører. 

Materialet skal ifølge bogføringsloven gemmes, så det kan vises frem – og bruger du ikke et online regnskabsprogram, skal al din bogføringsdata altså stadigvæk gemmes på en måde, som beskytter det mod at blive stjålet eller gå tabt. Derfor er det en god idé at tage kopier af dine bogføringsdata.

Og faktisk gælder reglen også ved køb og salg af virksomheder – men det er mange ikke nødvendigvis klar over, imens de køber og sælger. 

Helt konkret foreskriver bogføringsloven, at sælger skal videregive det krævede regnskabsmateriale til køber, som ved anskaffelsen af sin nye virksomhed overtager opbevaringspligten, hvis der er tale om et selskab (ApS, IVS eller et A/S). 

Så køber du et selskab, er det altså vigtigt at anskaffe dig regnskabsmaterialet i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, så du overholder bogføringsloven. Og så er det hamrende vigtigt, at du sikrer dig, at regnskabsmaterialet er korrekt, når du overtager det. 

Køber du omvendt en personligt ejet virksomhed (enkeltmandsvirksomhed, PMV eller I/S), kan du kun købe aktiverne. Her har du som køber ikke krav på at opbevare data fra før købsdatoen – det er sælgers ansvar.

Netop fordi man ofte skal gemme sine regnskabsdata, vælger mange at bruge et regnskabsprogram, hvor muligheden for at gemme data fem år tilbage er indbygget – måske endda gratis. 

Bogføring af aktiver ved køb af virksomheder

Men også aktiverne er nødvendige at have i baghovedet, når du køber en virksomhed. Du overtager nemlig højst sandsynligt også nogle anlægsaktiver – altså de aktiver, som forventes at blive brugt over en længere periode, og som oftest har en forventet brugs- eller levetid på mere end et år.

Anlægsaktiverne findes i tre former: 

• Materielle anlægsaktiver: De ting, som virksomheden selv råder over fysisk – fx kontorinventar, maskiner, firmabiler 
• Immaterielle anlægsaktiver: De ikke-fysiske aktiver, virksomheden råder over – fx goodwill fra kunder, licenser mv. 
• Finansielle anlægsaktiver: Alle de pengemæssige aktiver, som virksomheden kan have investeret i – fx være aktier.

Overtager du gennem købet af en virksomhed nogle anlægsaktiver, er det en god ide at bruge et anlægskartotek. Det giver dig nemlig et bedre overblik, ligesom det giver dig mulighed for at følge med i afskrivningen på aktiverne. 

I visse regnskabsprogrammer er det muligt at få en automatisk afskrivning af dine aktiver i anlægskartoteket ved at angive afskrivningsperioden – gør du det, sparer du dig selv for en masse tid og penge til revisorer, samtidig med at det løbende giver dig det bedst mulige overblik. 

Uanset hvordan du vælger at håndtere data og aktiver – med eller uden regnskabsprogram – er det en god idé at overveje, hvilken løsning der er den mest tidsbesparende og effektive på den lange bane.

God fornøjelse med virksomheden!